Congrès & séminaires
masterclasses
cours pratiques
simulation
Notre équipe met son expertise au service de l'organisation de votre évènement
Coordination de projets
Une personne en charge de la coordination générale de votre événement.
Notre équipe de chef.fe.s de projets est à votre écoute afin de mener à bien votre événement. Le chef de projets est votre interlocuteur privilégié et met tout en œuvre pour que votre manifestation corresponde à vos attentes et vos objectifs. Il accompagne l’évolution du congrès et en assure la coordination générale.
En coordination avec le département comptable et le trésorier de la société savante, le budget de l’événement est continuellement adapté et validé.
Inscriptions et hébergements
Une équipe chargée des inscriptions, des réservations hôtelières et de l'accueil de vos participants.
L’inscription est généralement le premier contact du participant pour le congrès.
Il est donc essentiel que cette première approche soit la plus fluide possible, rapide et sans problème. Notre plateforme myCongressOnline leur permet de disposer d’un compte personnel sur lequel ils peuvent retrouver leur historique sur tous les congrès.
Note équipe dédiée gère chaque étape du processus d’inscription et sera présente sur votre manifestation pour accueillir vos participants.
Notre service de réservation et de gestion d’hébergement sera à votre écoute pour mettre en place les meilleures formules : trouver et négocier les tarifs, coordonner les détails hôteliers, réservations en ligne, gestion individuelle et groupe.
Coordination scientifique
Un responsable pour la mise en place de votre programme, en contact avec la Commission Scientifique.
Le chef de projet scientifique vous assiste dans l’élaboration du programme, en assure la faisabilité en fonction des disponibilité de vos intervenants.
Il supervise la gestion de vos conférenciers et invités avec un accompagnement personnalisé (hébergement, transport, coaching pour les congrès en format hybrides ou virtuels).
Il peut également assister à la réunion de la Commission Scientifique afin de lui apporter son assistance pour l’élaboration du programme. Il gère enfin la mise en ligne d’un programme dynamique qui est mis à jour au jour le jour.
Gestion des résumés et textes
Un outil complet de gestion des soumissions, de leur dépôt à leur publication.
Notre plateforme myCongressOnline, nous permet de gérer la soumission en ligne de plusieurs types de contenus : résumés, articles sous forme de PDF, proposition de vidéos, d’ateliers ou de symposia.
Notre équipe dédiée assure l’assistance aux soumissionnaires, le contrôle des soumissions, la gestion des évaluations en ligne ainsi que l’envoi des résultats aux soumissionnaires.
Enfin, nous pouvons également gérer la mise en page des textes des communications, soit pour l’auto-édition du recueil, soit à destination d’un éditeur partenaire (Elsevier, Springer, …).
Commercialisation et logistique
Un département en charge des relations avec les partenaires et les prestataires de l'événement.
Au fur et à mesure des années, notre équipe commerciale a su créer des liens forts avec les sociétés partenaires présentes lors des événements.
Elle aura à cœur d’assurer la prospection des partenaires, gèrera l’espace d’exposition et mettra en place toute la communication promotionnelle nécessaire.
Nos offres digitales
Une variété d'outils à disposition afin de faire de votre congrès un succès, qu'il soit hybride ou virtuel.
Notre métier évolue et nous savons rester proches de nos clients et partenaires car les modèles économiques ont et vont changer. Nous avions anticipé l’importance croissante des événements digitaux en investissant dans la Recherche et le Développement.
Nous avons pu ainsi développer notre propre plateforme de solutions digitales « myVirtualCongress ». Cela nous a permis d’élargir nos domaines de compétences et notre portefeuille clients en 2020/2021 grâce à des événements digitaux réussis, maîtrisés, dans des formats nouveaux.
MCO Congrès vous accompagne dans ce changement notable.
Notre plateforme de diffusion permet la retransmission en direct ou en “vidéos à la demande”. Nos équipes peuvent également s’adapter à la configuration : studio TV, retransmission depuis une ou plusieurs salles, voire l’intégration d’un outil comme Zoom.
Elle vous permet de présenter et de valoriser vos contenus scientifiques, et permet à votre communauté d’interagir avec vos conférenciers.
Enfin, ce support de communication mettra vos partenaires en évidence, donnant la possibilité de prendre contact avec vos participants.
Vos participants : ils ont la possibilité de s’inscrire comme à l’accoutumé. Ils peuvent suivre les interventions en direct et/ou en différé, selon la formule que vous aurez choisie.
Vos intervenants : ils seront totalement pris en charge par nos équipes. Chaque conférencier sera contacté pour lui présenter les procédures mises en place (enregistrement de leur présentation, essai de connexion à distance, accompagnement dans leur pré-enregistrement).
Votre programme : diffusé sur notre plateforme, avec un nom de domaine dédié. Le programme est dynamique et personnalisable. Il peut être affiché par jour, par session, par type de contenus, … et propose une recherche par mots-clefs.
Vos partenaires : notre plateforme intègre de multiples possibilités de partenariat : bandeaux publicitaires, organisation de symposiums en ligne, hall et stands virtuels, catalogue de produits, …
Communication et innovations
Un pôle en charge de communiquer pour votre événement auprès des publics cibles.
La première mission de ce pôle est d’attirer et fidéliser votre public cible.
La création d’un site internet et/ou d’une application mobile de votre congrès, la définition d’une stratégie de communication sur les réseaux sociaux, mais aussi nos conseils pour la valorisation de votre contenu scientifique sont autant d’actions qui permettront d’atteindre vos objectifs.
Notre département communication vous conseille dans l’élaboration de votre stratégie de communication et gère sa mise en oeuvre et le pilotage des actions menées : 1. Élaborer votre stratégie de communication 2. Définir le cahier des charges des projets et actions de marketing / communication 3. Créer les différents outils de promotion, d’animation et supports de communication 4. Gérer la mise en place des actions 5. Mesurer la performance et optimiser les actions en continu
Identité de marque
Consultant
Médias sociaux
Planning de communication
Création de supports
Analyse de statistiques
NOTRE STUDIO GRAPHIQUE
L'identité visuelle de votre congrès, de votre association ou de votre entreprise doit être marquée, identifiable et réfléchie.
Le studio graphique vous accompagne dans tous vos projets de communication afin de développer au mieux votre identité visuelle. Selon vos besoins le studio pourra proposer les services suivants :
- branding & identité graphique
- conception de supports papier
- conception de supports de signalétique et promotionnels
- conception pour le web
- vidéo & photographie
